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Wie können Meetings effizient gestaltet werden?
Ich glaube jede Führungskraft hat in ihrer Laufbahn ineffiziente, langweilige Meetings kennengelernt, oftmals unterstützt, oder solch ich besser sagen beeinträchtigt, durch langweilige, monotone PowerPoint Präsentationen bei denen man den Teilnehmern nach maximal 5 Minuten verloren hat.
Viele Führungskräfte verbringen 20-30 Std in der Woche in regelrechten Schwafel-Runden, nicht mitgerechnet die Zeit für die Vorbereitung.
Übrigens, laut Duden bedeutet schwafeln „sich [ohne genaue Sachkenntnis] wortreich über etwas äußern“.
Wenn wir über Meetings sprechen vergessen Sie bitte auch nicht die webbasierenden Treffen und Telefonkonferenzen, auch diese müssen vorbereitet werden und kosten Zeit.
All diese Besprechungen ziehen oftmals weitere Treffen auf der nächsten Ebene nach sich. Jeder kann sich ausmalen, dass man mit auf diese Art und Weise ein Unternehmen lahmlegen kann.
Und Sie kennen mit Sicherheit auch Gedanken dazu, wie
- Ich habe keine Zeit für solche Kaffeerunden
- Bitte sag’s in einem Satz
- Herr gib mir Kraft oder
- Man spielt „Bullshit Bingo“
In vielen Besprechungsräumen hängen die 8,10 oder 12 Meeting Regeln, leider meist hinter der Tür oder unsichtbar in der Ecke.
Und gerade diejenigen, die veranlasst haben, dass diese Regeln aufgehängt wurden, sind meist auch diejenigen, die sie als erstes brechen.
Als Chef darf man das halt. Versuchen Sie das zu vermeiden und seien Sie Vorbild.
10 Tipps um Ihre Meetings effizient zu gestalten
- Vorbereitung der Tagesordnungspunkte
Die Agenda dient als roter Faden in der Besprechung und zur Vorbereitung für die Teilnehmer. Stellen Sie sicher, dass die Agenda jedem Teilnehmer rechtzeitig, wenigstens 2 Tage vor dem Treffen, für die Vorbereitung zur Verfügung steht.
- Laden Sie nur Personen ein, die
- Zum Erfolg eines Meetings beitragen können
- Die von den Inhalten des Meetings profitieren können
- Sollten Sie selbst das Meeting auch inhaltlich beeinflussen, ist es hilfreich einen unbeteiligten Moderator zu bestimmen
- Stellen Sie sicher, dass ein geeigneter Raum und die notwendigen technischen Hilfsmittel zur Verfügung stehen
- Beginnen Sie das Meeting pünktlich.Warten Sie niemals bis endlich alle Teilnehmer eingetroffen sind sondern fangen Sie an. Warten Sie bis endlich alle Teilnehmer eingetroffen sind, erziehen Sie diese quasi zur zukünftigen Unpünktlichkeit. Es ist ungefähr so, als ob Sie Ihren Hund 20x rufen würden. Mit jedem Ruf mehr wird er in seinem Ungehorsam bestätigt.
- Handys und Laptops haben in einem Meeting nichts zu suchen. Die Wissenschaft hat nachgewiesen, dass Multitasking nicht funktioniert. Also versuchen Sie gar nicht nebenbei Emails zu bearbeiten oder SMS zu verschicken.
- Zum Beginn des Meetings bestimmen Sie einen Protokollführer. Insbesondere in längerfristigen Arbeitsgruppen oder Projekten gibt es wechselnde Teilnehmer oder es kommen Leute hinzu. Ein Protokoll unterstützt bei einer schnellen Einführung und hilft getroffenen Entscheidungen zu rekapitulieren. Stellen Sie sicher, dass in einem Protokoll genau definiert ist, wer was bis wann erledigen muss.
- Fördern Sie Diskussionen und binden Sie alle Teilnehmer ein. Darauf ist insbesondere zu achten wenn in einem Meeting unterschiedliche Hierarchien zu einem Fachgespräch zusammenkommen. Oft traut sich hier ein Spezialist nicht vor seinen Führungskräften und Vorgesetzten ehrlich Stellung zu beziehen.
- Wenn irgendwie möglich vermeiden Sie Powerpoint. In den meisten Fällen ist es möglich Powerpoint-Inhalte im Vorfeld per Email zu für die Vorbereitung zu versenden. Sie gewinnen kostbare Zeit für den Meinungsaustausch und das Brainstorming.
- Halten Sie Ihren Zeitplan ein. Oftmals haben Teilnehmer einen Anschlusstermin und kommen durch Verspätungen in Konflikte. Auf den meisten Agenden findet man am Ende Punkte wie a.o.b. oder weiteres. Fragen Sie diese Punkte direkt zum Start des Meetings ab und nehmen Sie dann keine weiteren Punkte mehr auf. Damit vermeiden Sie, dass die Teilnehmer die sich vornehm zurückgehalten haben zum Ende des Meetings nochmal richtig aufdrehen.
- Mit der Art und Weise Ihrer Gesprächsführung bestimmen Sie die Stimmung und Effizient Ihrer zukünftigen Meetings
- Schaffen Sie eine positive Atmosphäre
- Vermeiden Sie Grabenkämpfe oder persönliche Schuldzuweisungen
- Erlauben Sie neue Ideen und Denkansätze
- Binden Sie die zurückhaltenden Teilnehmer ein und bremsen Sie die vermeintlichen Wortführer. Denken Sie auch an Neulinge.
- Fördern Sie Harmonie aber vermeiden Sie einen allgemeinen Kuschelkurs. Der führt nur zu Ineffizienz.
- Bedanken Sie sich für die Zeit, die Ideen und das Engagement.
Pünktlichkeit
Und zum Schluss noch einen Gedanken zum Thema Pünktlichkeit. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter oder auch Kollegen überraschen wollen, dann seien Sie einfach nur pünktlich. In der heutigen Zeit, in der alle vergeblich versuchen multitaskingfähig zu sein, ist man immer schnell dabei mit einem kurzen Anruf oder einer Nachricht sein Zuspätkommen anzukündigen. Im Ergebnis bedeutet es für ein Unternehmen Effizienzverlust. Mit einer persönlichen Pünktlichkeitsoffensive werden Sie die Teilnehmer an einem Meeting, aber auch sonst im Alltag überraschen. Übrigens, ich habe noch nie erlebt, dass ein Flieger auf einen Passagier wartet.
So, dass war es für heute. Ich bin mir sicher, dass es Ihnen mit der Beachtung der 10 Tipps gelingt, Meetings nicht nur effizient sondern auch interessant zu gestalten. Und sollte es beim ersten Mal nicht sofort klappen, geben Sie nicht auf. Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen.
An solche Veränderungen müssen sich alle Teilnehmer gewönnen, auch diejenigen die in der Vergangenheit nicht so viel gesagt und beigetragen haben und jetzt spüren, dass auch ihre Meinung gewünscht ist.
Zum Abschluss noch das Zitat der Woche und vielleicht gleich noch die Anregung für das nächste Meeting:
„Wenn der Hund dabei ist, werden die Menschen gleich menschlicher.“
(Hubert Ries)
Bild: Robert Kneschke