GFG024- Das Mitarbeitergespräch. Braucht man es wirklich?

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Das Mitarbeitergespräch

Heute geht es um das Mitarbeitergespräch. Sie werden oft als lästig empfunden und stören nur im engen Zeitplan. Solch ein Mitarbeitergespräch steht in machen Unternehmen heute noch auf dem Index, ist in den meisten Unternehmen aber üblich. Leider sind Mitarebeitergespräche oft unstrukturiert, unvorbereitet und entsprechend inhaltsarm. Am Ende ist man dann genauso schlau wie vorher und hat nichts daraus gelernt.

Neulich habe ich ein gutes Beispiel mit eine bemerkenswerten Symbolik gehört. Mitarbeitergespräche sind wie Brücken: man kann sie bauen, abrechen, erweitern, sperren oder auch in nur einer Richtung begehbar machen.

Warum sollten Führungskräfte  solch ein Mitarbeitergespräch führen?

Bei einem solchen Austausch  können Sie über die fachlichen Fragen hinaus auch über persönlichen Wünsche  und Erwartungen sprechen, Ziele vereinbaren und die zukünftige Zusammenarbeit besprechen. Über diese Kommunikation können Sie die Beziehung zu Ihren Mitarbeitern intensivieren und die Zusammenarbeit, Kooperation, Arbeitszufriedenheit und Motivation verbessern. Sie schenken Ihrem Mitarbeiter eine Stunde Ihrer Zeit und genau dieses Gefühl sollten Sie vermitteln und nicht, dass es sich um eine Pflichtaufgabe handelt. Und wenn Sie mit der richtigen Einstellung in das Gespräch gehen, werden Sie reich beschenkt.

Sie erfahren wie zufrieden Ihre Mitarbeiter im Team sind.

Gibt es Streit, Konflikte oder sogar Mobbing?

Kann man die Zusammenarbeit im Team verbessern?

Wie ist es um die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und ihren Mitarbeitern bestellt?

Sie können auch in Erfahrung bringen welche Wünsche der Mitarbeiter hinsichtlich seiner persönlichen Weiterentwicklung hat, können aber auch gleichzeitig die Perspektiven aus Ihrer Sicht deutlich machen.

Fakt ist, beide Seiten finden es oft unbehaglich und verpassen dabei, dieses Instrument zu nutzen.

Hier sind meine Punkte um ein Mitarbeitergespräch zu einem echten Erfolg zu machen.

Planen Sie das Mitarbeitergespräch:

Mitarbeitergespräche sind strukturierte Gespräche unter 4 Augen zwischen der unmittelbaren Führungskraft und ihren Mitarbeitern, beispielsweise der Geschäftsführer mit den Bereichsleitern, die Bereichsleiter mit Ihren Abteilungsleitern und die Abteilungsleiter mit ihren jeweiligen Mitarbeitern.

Gibt es in Matrixorganisationen u.U. mehrere Führungskräfte, so müssen sich diese darüber abstimmen, wer von ihnen dieses Mitarbeitergespräch führt. Üblicherweise finden solche Gespräche einmal jährlich statt, wobei die Initiative für das Gespräch meist von der Führungskraft ausgeht. Die Vorbereitung dafür liegt jedoch auf beiden Seiten. Stimmen Sie 2-4 Wochen vorher einen geeigneten Termin ab und legen Sie Ort und Uhrzeit verbindlich fest. Planen Sie für das Gespräch mindestens eine Stunde ein und sorgen Sie dafür, dass Sie ungestört bleiben.

Die Inhalte:

Inhaltlich kann alles angesprochen werden, was sowohl der Führungskraft als auch dem Mitarbeiter wichtig erscheint.

Folgende 4 Punkte müssen in jedem Fall angesprochen werden:

1. Den Aufgabenbereich
2. das Arbeitsumfeld
3. die Zusammenarbeit zwischen Führung und Mitarbeiter
4. die Möglichkeiten der beruflichen Weiterentwicklung

Die Inhalte dieses Gesprächs sollten niedergeschrieben oder protokolliert  und von beiden Seiten unterschrieben werden. Diese Niederschrift ist dann auch ein Teil der Vorbereitung für das nächste Mitarbeitergespräch.

Je nach Größe oder Organisation des Unternehmens verbleiben die Niederschriften bei den Gesprächsteilnehmern oder werden u.U. auch an die Personalabteilung weitergeleitet.

Die Ziele

Ein weiterer wichtiger Bestandteil des Mitarbeitergesprächs ist die Formulierung der Ziele.  Es ist hilfreich wenn wir uns zunächst die Definition von Zielen anschauen:

• Ein Ziel ist ein in der Zukunft liegender, angestrebter Zustand, der eindeutig beschrieben ist.
• Ziele sind so klar und deutlich wie möglich zu formulieren.
• Ein vereinbartes Ziel ist eine von allen Beteiligten akzeptierte Zielformulierung.

Ziele müssen herausfordernd aber erreichbar sein und auf das individuelle Leistungsvermögen abgestimmt sein.

Was den einen unterfordert ist für andere eine Überforderung.

Ziele müssen zudem konkret und präzise sein.

Die Aussage: „Machen sie mal“ lässt Ihre Mitarbeiter im Dunkeln stehen. Ich gebe Ihnen ein Beispiel. Sie planen in Ihrem Unternehmen eine Kundenbriefaktion. Legen Sie nun zusammen mit Ihrem Mitarbeiter Layout, Inhalt und den  Zeitrahmen fest, so ist dieses Ziel konkret und überprüfbar. Dazu gehört auch ein genau definierter Zeitrahmen. Aussagen wie: noch in diesem Jahr, Ende des Jahres oder im Sommer sind schwammig und unkonkret. Sie können auf verschiedenste Weise und sehr unterschiedlich interpretiert werden. Wenn Sie eine Kundenbriefaktion für den Sommerbeginn am 21.06. planen und Ihr Mitarbeiter nimmt an er hätte bei dem genannten Zeitrahmen Sommer bis zum 21.09. Zeit, dann wird Ihre Aktion nicht das gewünschte Ziel erreichen. Und wen wollen Sie dann dafür verantwortlich machen? Sie waren nicht konkret. Ein weitere Tipp: legen Sie immer Termine für Zwischenergebnisse fest, in diesem Beispiel wenn 30%  und 60% der geplanten Briefe versandfertig sind. So bleiben Sie über den Verlauf ihrer Vereinbarung im Bilde.

Karriereaussichten, Perspektiven, berufliche Weiterentwicklung

Neben den Zielen sollten natürlich auch die Möglichkeiten der beruflichen Weiterentwicklung besprochen werden. Welche Wünsche und Ambitionen hat Ihr Mitarbeiter, ist er mobil oder örtlich gebunden. Es geht auch Schulungsmaßnahmen oder Weiterbildungen. Was sind seine Wünsche, was können Sie anbieten oder empfehlen damit er seine Ziele erreichen kann.

Für ein Mitarbeitergespräch sind die Atmosphäre, der Gesprächsstil, Offenheit und Vertrauen, und eine gerechte Verteilung der Gesprächsanteile entscheidend.

Am Ende des Gespräches sollten für beide Seiten keine Unklarheiten über Ziele, Unterstützung oder Schulungsmaßnahmen bestehen.

Und da die gute Vorbereitung die beste Grundlage für den Erfolg darstellt, habe ich für Sie eine Vorbereitungs- Checkliste, und ein Musterformular entwickelt,  die sicherstellen, dass die Vorbereitung vollständig ist und dass keine wesentlichen Bestandteile des Gespräches vergessen werden. Das entsprechende PDF bekommen finden sie hier.

 

Folgenden sechs Anregungen möchte ich Ihnen als Führungskraft für die Gesprächsführung geben.

1. Sprechen Sie sachlich, fair und offen
2. Achten Sie auf gerechte Gesprächsanteile
3. Unterbrechen Sie nicht und gestatten Sie Denkpausen
4. Fragen Sie nach, ob Sie alles richtig verstanden haben
5. Bestärken Sie durch offene Fragen Ihren Gesprächspartner zum Sprechen
6. Auch Lob und Kritik gehören zu einem Mitarbeitergespräch, wenngleich ich davon ausgehe, dass Sie sich diese Punkte nicht für ein jährliches Mitarbeitergespräch aufheben.

Die folgenden vier Tipps habe ich für die Führungskräfte, die selbst  bei Ihrer Führungskraft zu einem Gespräch eingeladen werden.

1. Bereiten Sie sich auf dieses Gespräch vor. Oft ist es die einzige Gelegenheit bei der man selbst Gesprächsinhalte steuern, und bei der man über seine persönlichen Wünsche, Gedanken und Ziele sprechen kann. Dinge die man u.U. nicht vor einer Gruppe besprechen möchte.
2. Seien Sie offen und aufgeschlossen und wagen Sie den Perspektivwechsel. Versetzen Sie sich dazu auch einmal in die Rolle Ihres Vorgesetzten.
3. Wenn Sie Kritik äußern, machen Sie sie an konkreten Beispielen fest.
4. Nehmen Sie Kritik an Ihrer Person ruhig und sachlich an und bitten Sie, ggf. zu einem späteren Zeitpunkt, darauf zurückkommen zu dürfen.

Für beide Gesprächspartner gilt, bleiben Sie sachlich und zeigen Sie Ihrem gegenüber Ihre wertschätzende Haltung.

Zum Abschluss des Gespräches unterschreiben beide Seiten die Niederschrift, sie schließen quasi einen Vertrag.

Sollten Sie jedoch keine Einigung erzielen und Ihr Mitarbeiter ist nicht bereit, die Niederschrift zu unterschreiben, dann müssen die Gründe von Seiten des Mitarbeiters auf einer gesonderten Notiz festgehalten werden.

Es ist leider immer wieder der Fall, dass solche Mitarbeitergespräche nur als ein lästiges Übel empfunden werden und die Unterlagen anschließend, oft bis zum nächsten Jahr, in der Schreibtischschublade verschwinden. Tun Sie das nicht, Sie haben schließlich Ziele vereinbart.

Und dazu gehört auch die Nachverfolgung.

Solche konkreten Vereinbarungen bedürfen immer eines Follow up.  Ihre Mitarbeiter müssen wissen, welches Interesse Sie an der Durchführung und Umsetzung der vereinbarten Ziele haben. Wenn Sie also konkrete Termine festgelegt haben bis wann was geliefert werden soll und Sie vergessen es, dann weiß Ihr Mitarbeiter, wie wichtig Ihnen die Vereinbarung war. Zukünftige Vereinbarungen werden dann ebenfalls nicht mehr ernstgenommen und so schwächen Sie automatisch auch Ihre Position als Führungskraft.

Kontrollieren Sie also die getroffenen Zielvereinbarungen und geben und fordern sie ein entsprechendes Feedback. Über das richtige Feedback haben wir ja bereits in der Folge 22 gesprochen und  hier holen Sie sich das kostenlose PDF Dokument als Vorlage für Ihr Mitarbeitergespräch.

Ich wünsche Ihnen eine besinnliche dritte Adventswoche.

 

Zum Abschluss noch das Zitat der Woche, heute von Siegfried Lenz:

„Jedes Gespräch hat einen Aspekt von Selbstverteidigung.“

Beitragsbild: dp@pic – Fotolia
Mitarbeitergespräch: DOC RABE Media – Fotolia