GFG055- Technik und Tools. Wie ich mich organisiere. Holen Sie sich auch die kostenfreie Toolbox!

Heute geht’s es um Technik und Tools.

Technik, mit der ich mich organisiere, meinen Arbeitsalltag organisiere und mit der ich versuche, mir das Leben etwas einfacher zu machen.
Öffnen wir heute den Vorhang und ich lasse Sie einmal bei mir bei Technik und Tools über die Schulter schauen.

Die Führungskräfte-Challenege 2016

Bevor wir aber richtig in dieses Thema einsteigen nochmal der Hinweis zur Führungskräfte-Challenge 2016. Judith Torma, Nina Stromann, Bernd Geropp, Lars Bobach, Burkhard Bensmann, Olaf Dammann, Stefan Mantel, Maik Pfingsten und ich selbst laden sie ein,in 9 Live-Webinaren kostenlos dabei zu sein wenn es um Führung, Kritikgespräche, Erfolgsorientierung, Lampenfieber, Projektmanagement oder das Treffen von Entscheidungen geht. Mit dieser Webinar-Reihe helfen wir Ihnen, als Führungskraft noch besser zu werden. Und das Beste ist, es kostet Sie keinen Cent. Greifen sie zu und melden Sie sich hier direkt an

So, und nun rein ins Thema. Ich zeige Ihnen mit welchen Tools und Hardwarekomponenten ich mich organiziere.

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Jede Woche neue Apps

Jede Woche schießen ja neue Hilfsprogramme und Apps ans Tageslicht, da ist es schwierig auch nur halbwegs einen Überblick zu bekommen oder zu behalten. Meine Erfahrung ist, dass insbesondere die Anwendungen die ich „in and out“ kenne, also die, die ich regelmäßig benutze,  mir den größten praktischen Nutzen liefern. Neue Apps und Tools mögen leistungsstärker sein, aber was nutzen mir diese „mehr PS“, wenn ich sie nicht auf die Straße bekomme. Darum nutze ich viele praktische Dinge schon seit Jahren und bin glücklich damit. Das bedeutet nicht, dass ich nicht immer wieder links und rechts schaue, was es so gibt. Aber ich bin auch nicht der, der jede Woche ein neues Tool ausprobiert. Dazu kommt, jede Änderung in der eigenen Organisation kostet zunächst Zeit und ich möchte nicht unnötige Zeit verplempern, nur um des Änderns willen.

Hardware:

Meine Arbeitsstation daheim ist seit einem Jahr ein Lenovo Think Centre Tower mit I7 Prozessor und 3,6 GHZ, 64 bit Betriebssystem und Win10 und einem 23 Zoll Bildschirm. Das ist eine leistungsstarke Maschine die noch einige Jahre ihren Dienst leisten wird und damit erspare ich mir zusätzliche Arbeit, einen neuen PC zu oft neu einrichten zu müssen.

Unterwegs nutze ich einen Lenovo Laptop, ebenfalls mit I7 Prozessor, SSD und einem Touchscreen für den das Gleiche gilt wie für meine Feststation. Das Schöne an diesem Gerät ist der Touchscreen und die Möglichkeit, den Screen so weit nach hinten abzuklappen, dass man ihn quasi wie ein Hausdach aufstellen kann. Sehr praktisch für Präsentationen.

Auch wenn ich mein Iphone 6S (Nachfolger meines Iphone4s) nicht mehr missen möchte, ich bin weiterhin dem Windows Betriebssystem treu. Zum einen kenne ich Windows seit vielen Jahren und  nutze das MS office Paket, zum anderen stelle fest, dass die Möglichkeit Dateien zwischen Apple und Microsoft auszutauschen heute immer besser wird. Also bleibe ich bei dieser Zwitterlösung und kann alle beruhigen, es funktioniert sehr gut, auch Cloud sei Dank.

Weitere Hardware in meinem Büro ist ein HP officejet 4in1 mit Drucker, Scanner, Fax und Kopierer und meine natürlich eine Fritzbox für Telefon und Internetverbindung.

Stichwort Fritzbox, meine Internetverbindung ist grottig. Der Glasfaserausbau wird sich noch bis 2017 hinziehen, so dass ich immer noch mit 1.2 Mbit unterwegs bin. Die Fachleute werden wissen was ich meine, für die anderen: es ist so ziemlich die langsamste DSL Verbindung die es heute gibt.  Gerade als Podcaster braucht man für Interviews schnelle und stabile Verbindungen und für Download und uploads  läuft mein Rechner dann oft die ganze Nacht durch, aber irgendwie klappt es am Ende trotzdem.

Von den Internetbrowsern nutze ich meistens Firefox, für verschiedene Anwendungen wie Webinarjam nutze ich Chrome und für Social Media Anwendungen generell den Internet Explorer oder Edge,wie er heute heißt.

Software:

Kommen wir nun zur Software, die ich auf meinem Rechner nutze.

Als allererstes natürlich ein Virenschutzprogramm. Ich bin hier seit vielen Jahren mit F-Secure sehr zufrieden und verwende F-Secure Safe. Das schöne ist, es läuft im Hintergrund und vollautomatisch. Man muss sich nicht mit lästigen Einstellarbeiten auseinandersetzen.

Für alle Büroanwendungen nutze ich ein MS office Paket mit Outlook, Word, Excel und Powerpoint. Ich liebe es, dass diese Anwendungen aufeinander abgestimmt sind und ich meinen Outlook-Kalender wunderbar auch mit meinem Iphone synchronisieren kann.

Zum schnellen Speichern von Ideen, Notizen oder auch Bildschirmansichten nutze ich Evernote. Evernote ist für mich eine liebgewonnene Ablage in die ich erst mal alles reinkippe und dann später aber regelmäßig durchforste. Gerade bin ich dabei, mich auch mit Microsoft-onenote anzufreunden. Es gibt verschieden Meinungen zu diesen beiden Systemen mit natürlich Vorteilen und Nachteilen auf beiden Seiten, ich bin aber noch unsicher was am Ende für mich besser funktioniert. Mal schauen was die Zeit so bringt.

Die Cloud

Als Cloudspeicher steht schon seit langer Zeit bei mir Dropbox ganz oben, ich bin hier bestens zufrieden. Mit jeder Empfehlung an einen weiteren Nutzer bekommt man hier gratis Speichervolumen geschenkt und so bin ich langfristig nicht gezwungen Speicherplatz zu kaufen. Microsoft bietet für solche Zwecke onecloud an, hat allerding den freien Speicher eingeschränkt. Hier ist man relativ schnell im Bezahlbereich.

Zum Planen von Projekten oder Arbeitsabläufen nutze ich Trello. Auf den sogenannten Trelloboards kann ich Registerkarten anlegen und entsprechend des Projektfortschritts verschieben. Anfangs ist es noch etwas gewöhnungsbedürftig, bietet aber dann eine sehr übersichtliche Struktur.

Ein weiteres wichtiges Tool ist für mich PDF24 mit dem ich schnell und leicht PDF-Dokumente für meine Kunden mit einer 128 bit Verschlüsselung versehen kann. Gerade wenn man Emails an Sammelverteiler wie info@ oder mail@ verschicken muss und nicht genau weiß wer am anderen Ende die Dokumente in die Hände bekommt, ist dies wichtig Das Passwort dann als SMS an den richtigen Empfänger verschickt macht es einfach und sicher.

Skype

Natürlich darf auch Skype auf meinen Rechnern nicht fehlen. Ich nutze Skype sowohl für Coachings und Beratungen als auch für die Interviews in meinem Podcast. Die Möglichkeit Skype auch auf dem Iphone zu nutzen, hat mir schon manche Skype-Konferenz auf einem Autobahnparkplatz beschert, wenn ich es nicht mehr rechtzeitig nach Hause geschafft habe.

Termine

Wenn Kunden schnell und einfach bei mir einen Termin buchen möchten,  steht ihnen auf meiner Webseite Terminland zur Verfügung. Einfach und schnell gebucht gibt es eine automatische Emailbestätigung und Erinnerung. Und für Terminabstimmungen mit einer ganzen Gruppe nutze ich Doodle.

Apps:

Stichwort  Iphone, mein einziges Apple- Produkt.

Mit den technischen Daten eines 6S möchte ich Sie hier nicht langweilen. Wichtig ist mir aber zu erzählen wie ich es gegen Beschädigungen schütze. Hier nutze ich eine Hülle mit dem Namen Otterbox. Ich hatte noch nie einen Schaden und weiß außerdem von jemandem, dem das Ihone während einer Achterbahnfahrt aus der Tasche gerutscht war. Dank Otterbox konnte er am Ausgang sein Iphone unbeschädigt in Empfang nehmen.

Wenden wir uns nun den Anwendungen oder Apps zu die ich auf dem Iphone nutze.

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Dienstprogramme wie Taschenrechner, Speedtest, Taschenlampe oder Kompass habe ich, wie die meisten, werde aber nicht weiter darauf eingehen.

Als Kalender nutze ich Pocketlife. Dieser Kalender zieht seine Informationen immer aus dem Iphonekalender, bietet allerdings bessere Möglichkeiten der Anicht. Durch die direkte Verbindung zum Iphone Kalender gibt es keine Schwierigkeiten mit der Synchronisation wie z.B. mit meinem Outlookkalender.

Social Media

Dann habe ich natürlich die gängigen Social Media Apps wie FB, Instagram, Twitter, xing, linkedin und Google+.

Messengers gibt es heute in ungeahnter Zahl. Viel lieber wäre mir, wenn man alles über ein Tool lösen könnte. Was habe ich da im Angebot?

Whatsapp natürlich, was ich jedoch, ebenso wie den FB Messenger,  nur sehr widerwillig und auch nur im Notfall benutze. Threema, ein Messenger mit „end to end“ Verschlüsselung, ist hier mein Favorit. Ein Geheimtipp zum Austausch in Projektgruppen und Teams ist außerdem Slack, das sollten Sie sich unbedingt einmal ansehen.

Apps von Anwendungen  wie Dropbox, Trello, Evernote, Doodle, one drive, aber auch Powerpoint, Word oder Excel, die ich ja alle auch auf meinen PC verwende, geben mir die Möglichkeit auch unterwegs schnell auf Dokumente zugreifen zu können. Manchmal ein echt beruhigendes Gefühl.

Weitere wichtige Anwendungen für unterwegs sind PDF expert und PDF Converter für meine Pdf-Dokumente. Mit PDF converter kann ich z.B. schnell ein Dokument scannen, um es dann als Email zu verschicken.

Auf Netzwerktreffen oder anderen Events werden sehr oft Visitenkarten ausgetauscht. Diese scanne ich direkt mit meinem Iphone mit einer App namens Cardreader. So habe ich schnell und einfach alle Kontakte organisiert.

Aber auch die Sicherheit sollte man bei einem mobilen Gerät immer im Auge behalten. Abgesehen davon, dass eine Pin Sicherung immer eingeschaltet sein sollte, nutze ich für Passwörter den iMobilesitter, ein Tool das vom Frauenhofer Institut mitentwickelt wurde. Der Clou ist, falls sich wirklich jemand den Zugriff auf mein Handy verschaffen sollte, er wird immer das Gefühl haben, sich diesen Zugang verschafft zu haben, denn ihm wird vom System immer ein Passwort angeboten. Allerdings immer ein falsches. Daher läuft jede Software die die Richtigkeit einer Eingabe überprüft oder berechnet ins die Lehre. Und für besonders sensible Dokumente habe ich myThings. Dieser kleine Tresor hat einen weiteren Passwortschutz und falls jemand mal an meinem offen liegenden Handy rumspielen sollte, wird er fotografiert.

Podcast-Technik

Zum Schluss noch meine Podcast Technik, vielleicht spielt der eine oder andere von Ihnen ja selbst mit dem Gedanken, einen  Podcast zu starten ?

Alle Aufnahmen werden mit dem Tascam Digitalrecorder DR-40  gemacht. Ein Profigerät, das  ich schon einige Male bei Fernsehreportern bei Einsätzen in Krisengebieten gesehen habe. Als Headset und Mikrophone dient mir ein Beyerdynamik DT-797 und den Skype-Ton steuere ich über ein Behringer Q802Mischpult in den Recorder. Warum nehme ich mit einem Recorder auf und nicht direkt mit einer Software? Ganz einfach, ich habe keine Lust meinen Interviewpartnern anschließend erzählen zu müssen, dass die Aufnahme auf Grund von Softwareproblemen gerade nicht funktioniert hat und wir alles wiederholen müssen. Da ist mir die Aufnahme auf einer SD Speicherkarte etwas sicherer. Außerdem gibt er mir die Möglichkeit, Interviews persönlich, also nicht per Skype zu führen, wie z.B. meine Interviews mit Thosten Havener oder Gabriela Trinkaus. Anschießend nutze ich für die Nachbearbeitung  Audacity, um Intro und Outro beizufügen oder mal einen bösen Versprecher rauszunehmen. Und für die Tonnachbearbeitung, also die Postproduction, schicke ich meine Aufnahmen zu Auphonic. Die machen dort ein bisschen Audiomagie und sorgen für die finale Qualität bevor ich die Audio Dateien bei Podcaster.de hoste und für Sie bereitstelle.

Ich muss zugeben, dass ich beim Erstellen dieser Sammlung und dem bewussten durchgehen meiner Apps festgestellt habe, dass sich da auch eine ganze Menge Schrott angesammelt hat. Da wird es Zeit selbst einmal einen kleinen Hausputz durchzuführen.

Damit komme ich zum Ende, alle Tools habe ich in einem Dokument auf meinem Blog zusammengestellt. Falls Sie also etwas Zeit sparen wollen, holen Sie sich hier die Toolübersicht.

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Ihr Thomas Reining

Und zum Abschluss natürlich noch das Zitat der Woche, heute von    Peter F. Drucker (*1909), amerik. Managementlehrer, -berater u. -publizist östr. Herk.              

„Zweck und Ziel der Organisation ist es, die Stärken der Menschen produktiv zu machen und ihre Schwächen unwesentlich.“

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