GFG076-Besprechungsprotokolle als Führungsinstrument

Warum sind Besprechungsprotokolle oder Meeting-Notizen sprechen so unbeliebt und geradezu ein Ärgernis? Mir fällt immer wieder auf, dass sich Diskussionen und Missverständnisse ergeben, weil an dieser Stelle nicht akkurat und präzise gearbeitet wird.

Dies endet in Teams oft mit gegenseitigen Schuldzuweisungen oder unnötigen Diskussionen, denn jeder Teilnehmer einer Besprechung hat seine eigene, persönliche Wahrnehmung oder Interpretation zu den Inhalten. Ja, werden Sie vielleicht sagen jetzt kommt der Reining und erzählt mir, wie ich meine Notizen organisieren soll um effizienter zu werden.

Nein keine Sorge. Erstens bin ich nicht der Spezialist für Selbstmanagement, wenn Sie den suchen dann empfehle ich Ihnen Lars Bobach.

Chaos auf Grund schlechter Notizen.

Festgestellt habe ich, dass viele Führungskräfte Tage oder sogar Wochen nach einer Besprechung in ein hektisches Chaos verfallen, weil Sie es entweder verpasst haben sich Notizen zu machen oder diese Notizen so unstrukturiert und unvollständig sind, dass im Nachhinein ein großes Rätselraten einsetzt.

Gute Notizen, die dann auch die Grundlage für das Protokoll sind, helfen, Missverständnisse zu vermeiden.

 

Protokollführer bestimmen.

Es passiert immer wieder, dass zum Beginn einer Sitzung gar kein „Note taker“ als Protokollführer bestimmt wurde und ein Meeting dann einfach so dahin läuft.

Tage später schauen sich die Beteiligten tief in die Augen und versuchen in mühseliger Kleinarbeit die Resultate zu rekonstruieren. Leider hat der Kollege meist genauso wenig notiert und festgehalten, wie man selbst.

Richtig  peinlich kann es werden, wenn es um Kundenangelegenheiten oder sogar vertragsrelevante Vereinbarungen mit einem Kunden geht.

Warum ist das überhaupt so, dass wir oft so schlecht mit unseren Notizen sind?

Ganz einfach, wir empfinden es als lästig und sind dementsprechend nicht richtig und sehr lieblos bei der Sache. Dazu kommen die vielen Ablenkungen in den Sitzungen wie eingehende Emails oder die neuesten Nachrichten auf dem Smartphone. Bei PowerPoint Präsentationen lesen wir den Text im eigenen Tempo voraus und verpassen regelmäßig die wirklich wichtigen Passagen. Von Glück kann man in solchen Fällen sprechen, wenn die PPP anschließend verschickt wird und die Teilnehmer etwas in die Hand bekommen. Dies hilft aber auch nicht viel wenn wenig Text und viele Bilder die Grundlage einer Präsentation sind.

Besprechungsprotokolle als Führungsinstrument.

Aber haben Sie schon mal daran gedacht Besprechungsnotizen als Führungsinstrument zu betrachten?

Auf keinen Fall sollte man als Führungspersönlichkeit die Kraft und die Stärke eigener Notizen unterschätzen.

Klar, es freut alle Führungskräfte, wenn man jemanden bestimmen kann, das Protokoll anzufertigen. Eigene Notizen anzulegen diszipliniert jedoch und ich verspreche Ihnen, es steigert gleichzeitig die Aufmerksamkeit der anderen Teilnehmer. Ich kann nur empfehlen in jeder Besprechung immer eigene Notizen anzufertigen, auch dann wenn jemand anderes bestimmt oder ausgewählt wurde. Wenn man Meetingnotizen anlegt, hilft es, eine gute Struktur und ein gutes System zur Verfügung zu haben.

Wer jetzt immer noch nicht auf den Geschmack gekommen ist, machen Sie sich bitte die Vorteile bewusst, die es bedeutet die Notizen selbst zu schreiben. Auch wenn Sie nicht der Leiter der Besprechung sind, als Protokollführer sind Sie immer in der Lage durch gezieltes Nachfragen eine Diskussion mitzulenken. Schon durch das gezielte Nachfragen in bestimmten Momenten können Sie die anderen Gesprächsteilnehmer ganz gezielt fokussieren und Prozesse und Projekte steuern. Wenn Ihnen eine Diskussion zu schwammig, zu wenig konkret wird, sind Sie als Protokollführer immer in der Lage nachzufragen welche Formulierung Sie verwenden dürfen oder ob Sie alles richtig verstanden haben. Mit diesem Instrument sind sie in der Lage,  eine Besprechung gezielt zu führen oder mitzuführen.

Notizblock und Kugelschreiber gehören immer dazu

Ein gutes Protokoll versetzt Sie später in die Lage, in den Fachfolgemeetings die Fortschritte zu überprüfen. Um ein gutes Protokoll anzufertigen benötigt man jedoch als erstes gute Notizen und wie Sie die effizient erstellen, dazu kommen wir gleich.

Vielleicht kennen Sie auch die Kollegen, die in einer Besprechung mit leichtem Gepäck erscheinen und als erstes um ein Blatt Papier und dann um einen Kugelschreiber bitten.

Gehen Sie in jede Besprechung, auch was ihre Hilfsmittel anbelangt, immer optimal vorbereitet. Der Respekt Ihrer Kollegen ist Ihnen garantiert, da man sofort realisiert wie strukturiert, organisiert und planvoll Sie vorgehen. Sie geben schon bevor die Besprechung startet ein professionelles Bild von sich ab.

Und nun kommen wir zu der Technik.

 

Meine Selbstversuche, die Notizen direkt in MS Word mitzuschreiben, sind allesamt kläglich gescheitert.

Handschriftliche Notizen sind nicht nur schneller, sie bekommen auch einen ganz anderen personalisierten Charakter, man erinnert sich später viel besser an den Moment und die Situation in der man sie niedergeschrieben hat.

Die Methode für gute Notizen, die ich Ihnen dazu heute vorstellen möchte, heißt die Cornell Methode.

Die Cornell Methode ist für die verschiedensten Formen von Notizen einsetzbar, ich persönlich verwende Sie gerne für Meeting-Notizen, entweder um daraus ein Protokoll zu erstellen oder um später ein mir zugesandtes Besprechungsprotokoll gegenzulesen und mögliche Rückfragen anzustoßen oder zu adressieren.

 

 Was ist das Besondere an der Cornell Notizen Methode?

Urheber dieser bereits 1949 entstandenen Methode ist der Universitätsprofessor Walter Pauk von der Cornell Universität in den USA und sie hilft Ihnen sehr strukturiert vorzugehen.

Wie funktioniert diese Struktur?

Um es Ihnen etwas einfacher zu machen, bekommen Sie die Vorlagen sowohl als MS Word Dokument, als MS Word Template und als PDF Vorlage von mir. Besuchen Sie meinem Blog unter der heutigen Episode 76.

Falls Sie hier direkt mitmachen möchten, nehmen sie ein A4 Blatt Papier und ziehen Sie 5 cm oberhalb des unteren Randes einen Querstrich von links nach rechts.

Anschließend ziehen Sie eine senkrechte Linie in ca. 6cm Abstand parallel zum linken Blattrand und zwar vom oberen Rand bis zur unteren Querlinie.

Damit haben Sie ein in 3 Sektionen unterteiltes A4 Blatt Papier.

Im rechten oberen Teil finden Sie jetzt genug Platz um Ihre Notizen stichwortartig oder in kurzen Sätzen anzulegen. Das können Fragen, Notizen, Bemerkungen, Anmerkungen zu Powerpoint-Folien usw. sein, alles Wichtige.

In der linken, 6 cm breiten Spalte finden sie Platz für die Nachbereitung Ihrer Notizen. Diese sollten Sie sehr zeitnah nach der Besprechung vornehmen und mit Schlagworten aus der rechten Spalte füllen.

In der unteren 3. Sektion finden Sie Platz für eine Zusammenfassung.in der Sie innerhalb von 24h in wenigen Sätzen und mit eigenen Worten den Inhalt Ihrer Mitschrift zusammenfassen.

Mit solch strukturiert angelegten Notizen sind Sie in der Lage mit Hilfe Ihrer eigenen Zusammenfassung sich später ganz schnell einen Überblick zu verschaffen, ein Sitzungsprotokoll anzulegen oder auch festzustellen ob ein zugesandtes Protokoll dem entspricht was Sie selbst mitgenommen oder verstanden haben. Andernfalls gilt es, noch einmal nachzufragen um Konsens herzustellen.

Diese Art der Notizenführung hilft Ihnen darüber hinaus, sich viel genauer an frühere Meetings zu erinnern und Inhalte präsent zu haben.

Freuen können Sie sich auch bereits auf die nächste Episode. In der nächsten Woche habe ich die ARD Wettermoderatorin Claudia Kleinert zu Gast. Sie hat ein beachtenswertes Buch mit dem Titel „Unschlagbar Positiv- Die Charisma-Formel“ geschrieben über das ich dann mit ihr reden werde.

Das Zitat der Woche, heute kommt es von Klaus Klages und passt vorzüglich zu den Besprechungsnotizen.

„Meetings sind sagenhaft. Jeder sagt was, keiner haftet.“

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