GFG097- Eine Telefonkonferenz gekonnt einsetzen

Faktor Zeit

Alles muss heute schnell und effizient sein und dafür haben wir  inzwischen vielerlei technische Möglichkeiten, wie z.B. eine Telefonkonferenz, zur Verfügung, um unser Arbeitsleben zu erleichtern. Einen wichtigen Faktor spielt dabei die Zeit, besser gesagt, die Art und Weise, wie wir mit unserer Zeit umgehen.

Zu unserer schnelllebigen Zeit mit ihren permanenten Veränderungen gehört es selbstverständlich auch, sich ganz schnell mit anderen auszutauschen und abzustimmen.

Wenn Führungskräfte in früheren Zeiten mit ihrem Team die Köpfe zusammenstecken wollten, mussten sie in der Regel ein Präsensmeeting einberufen.

Und wenn die Teammitglieder an verschiedenen Orten arbeiteten, waren diese Meetings auch immer mit einigem Reiseaufwand und entsprechenden Kosten verbunden.

Das ist ja heute alles viel besser und zeitsparender zu organisieren.

Telefonkonferenz oder Telemeeting, ruck zuck haben wir alle auf einen Nenner gebracht und viel Zeit und Geld für Reisekosten gespart. Großartig.

Aber ist es wirklich so einfach?

Um hier erfolgreich zu sein, müssen wir einige wichtige Dinge beachten, denn es besteht die große Gefahr, dass man aus dem Abstimmen gar nicht mehr rauskommt und durch unstrukturierte Telefonkonferenzen einen neuen Zeit Dieb aufbaut.

Die wichtigsten Punkte

Was müssen Sie, neben der Technik, beachten, um nicht in genau diese Falle zu tappen und wie einfach funktioniert das überhaupt mit den Telefonkonferenzen?

Mittlerweile gibt es sogar Software, mit der Sie ihren Bildschirm teilen können, umso während der Telefonkonferenz auch gemeinsam auf ein Dokument schauen zu können.

Es bedarf allerdings einer gewissen Struktur und Disziplin, sonst ist solch ein Telemeeting völlig uneffektiv.

Die wichtigsten Punkte habe ich für Sie hier zusammengefasst. Es geht um Technik, Vorbereitung, den richtigen Ort und auch einige No-Goes. Fangen wir an.

Welche Technik?

Es gibt verschiedene, Internet basierte und kostenfreie Lösungen, wie z.B. Skype oder mittlerweile auch Whatapp.

Die Frage ist, wie stabil sollte Ihre Leitung sein und wie vertraulich sind die Informationen die Sie auf diesem Wege teilen. Oft ist es leichter und stressfreier, einen bewährten Telefonkonferenzanbieter zu wählen und einen geschützten Konferenzraum für einen entsprechenden Beitrag zu buchen. Die Kosten sind überschaubar und allemal günstiger als ein Präsenstreffen. Auf die Einzelheiten der Anmeldung und Einwahl will ich hier nicht eingehen, jeder Anbieter stellt Ihnen die individuellen Beschreibungen zur Verfügung.

Die Vorbereitungen

Wie bei jedem Meeting sollten Sie jedem Teilnehmer rechtzeitig die Agenda zusenden und über die voraussichtliche Dauer informieren. Machen Sie dabei bitte auch klar, welcher Teilnehmer welche Inhalte zu liefern hat. Denken Sie dabei auch an die Zugangsdaten, ansonsten sitzen Ihre Teilnehmer auf dem Trockenen. Meine Erfahrung ist, dass nur die wenigsten Konferenzteilnehmer diese Zugangsdaten im Voraus kontrollieren, und dann in Hektik und Zeitdruck geraten. Um sicher zu gehen hilft es oft, kurz vor der Konferenz die Daten ein weiteres Mal zu versenden.

Der richtige Ort

Suchen Sie sich unbedingt einen ruhigen Raum, in dem Sie ungestört sprechen können. In vielen Unternehmen gibt es heute Großraumbüros und auch Führungskräfte müssen sich häufig mit Kollegen einen Raum teilen. Für eine ungestörte Konferenz ist es entspannter, wenn Sie einen ruhigen Raum aufsuchen. Sollte es mehrere Konferenzteilnehmer in ein und derselben Location geben, können Sie diesen Raum selbstverständlich auch gemeinsam nutzen.

Für den Fall, dass Sie unterwegs sein sollten und sich von einem Handy einwählen, stellen Sie sicher, dass Sie einen guten Empfang haben und verzichten Sie, nicht nur aus Sicherheitsgründen, selbst Auto zu fahren.

Betreten des virtuellen Konferenzraumes

Wählen Sie sich rechtzeitig ein und nennen Sie dann Ihren Namen. Beachten Sie bitte, dass Sie bei einer Telefonkonferenz deutlich langsamer sprechen müssen als bei einem Präsenztreffen. Bei  Überseeanrufen hat man bisweilen auch mit einer Sprachverzögerung zu kämpfen, was eine besondere Aufmerksamkeit und Konzentration erforderlich macht.
Als Moderator gehört es zu Ihren Aufgaben festzustellen, dass alle Teilnehmer eingewählt sind, die Regeln für die Konferenz bekanntzumachen, einen Protokollführer zu bestimmen und wenn nötig, die Vorstellung der Teilnehmer zu organisieren.

Austausch in der Telefonkonferenz

Sollten Sie in einer Diskussion mit mehreren Wortmeldungen stecken, empfiehlt es sich, das Wort an die einzelnen Teilnehmer zu erteilen da sie sich ja nicht untereinander sehen können. Auch sollte jeder Teilnehmer Bleistift und Notizzettel bereithalten. Ich empfehle an dieser Stelle auch nochmal in die Folge 76 reinzuhören. Darin geht es um “Besprechungsprotokolle als Führungsinstrument“

Die No- Goes in einer Telefonkonferenz

Hier gibt es einige Kleinigkeiten zu beachten, die auf den ersten Blick wie eine Lappalie klingen aber extrem unangenehm für die Teilnehmer sind.

Es geht hier um die lästigen Nebengeräusche, die einerseits stören und andererseits dokumentieren, dass Sie nicht bei der Sache sind.

  • Dazu gehören klappernde Tastaturen
  • Flüstern im Hintergrund mit anderen Teilnehmern oder auch unbeteiligten im gleichen Raum
  • Ess- oder Trinkgeräusche im Hintergrund
  • Kaffeekochen oder ähnliches

Sie glauben das nicht? Es gibt noch ganz andere Dinge die während einer Telefonkonferenz so nebenbei gemacht werden.

Jetzt wird der eine oder andere sagen, dafür gibt es doch die Stummtaste auf dem Telefon. Ja, das ist richtig, aber die wirkt manchmal erst recht wie ein Freifahrtschein sich mit anderen Dingen zu beschäftigen und wenn man dann erstmal den Faden verloren hat, ist es in einer Telefonkonferenz umso schwieriger, diesen wiederzufinden.

Und richtig peinlich kann es werden, wenn diese Stummtaste versehentlich vergessen wurde oder nicht richtig funktioniert.

Weit mehr Disziplin ist von allen Beteiligten erforderlich, wenn es sich nicht nur um eine Telefonkonferenz sondern sogar um eine Videokonferenz handelt. Dann müssen Sie auch noch auf das richtige Licht und den richtigen Hintergrund achten.

Als Moderator wünscht man sich natürlich immer disziplinierte Teilnehmer, egal ob Telefon- oder Videokonferenz. Mit undisziplinierten Teilnehmern gestaltet sich der Umgang noch schwieriger als in einem ganz normalen Präsensmeeting.

Ein Danke

Damit darf ich gleich an dieser Stelle ein Kompliment an die Teilnehmer meiner aktuellen Führungskräfte-Challenge weitergeben. Falls Ihr mich da draußen hört, Ihr seid in den Webinaren wirklich vorbildlich.  Und für diejenigen die noch nicht in der Führungskräfte-Challenge mitmachen, aber noch kurzfristig einsteigen wollen: Besuchen Sie am besten die Shownotes zu dieser 97. Folge und melden Sie sich nachträglich gerne an. Die Challenge-Webinare laufen noch bis zum 26. Oktober.

Damit komme ich zum Ende, viel Erfolg bei zukünftigen Telefon-oder Videokonferenzen, Ich bedanke mich fürs Zuhören und wünsche Ihnen eine gute und erfolgreiche Woche.
Machen sie es gut, Ihr Thomas Reining.

Links zur Sendung:
Besprechnungsprotikolle als Führungsinstrument:
https://www.gute-fuehrung-braucht-gespuer.de/gfg076-besprechungsprotokolle-als-fuehrungsinstrument/

Anmeldung zur Führungskräfte-Challenge 2017:
https://thomas-reining.lpages.co/fuehrungskraefte-challenge-2017/

Zitat

Ein Problem wird nicht im Computer gelöst, sondern in irgendeinem Kopf. Die ganze Apparatur dient nur dazu, diesen Kopf so weit zu drehen, dass er die Dinge richtig und vollständig sieht.
 Charles F. Kettering

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